Jeśli chcemy usprawnić naszą pracę w programie Outlook 2016, warto zainwestować trochę czasu w poznanie Reguł, które wykonują automatycznie ustawione przez nas warunki. Dzięki organizacji pracy za pomocą Reguł jesteśmy bardziej efektywni. Reguły można ustawić zarówno dla poczty wychodzącej i przychodzącej.
Uwaga:
Ustawienia przedstawione w artykule dotyczą kont IMAP.
Zanim zaczniemy pracę z Regułami należy utworzyć folder Wybrane wiadomości, do którego utworzona Reguła będzie przenosić pasujące wiadomości e-mail. Tworzenie folderu przedstawiono w artykule „Przenoszenie wiadomości email do utworzonego folderu, Outlook 2016 Mac”.
Po utworzeniu folderu Wybrane wiadomości wybieramy z menu Outlook > Preferencje… następnie E-mail>Reguły (rys. 1.). Drugi sposób to z głównego paska programu Outlook wybieramy Narzędzia główne > Reguły > Edycja reguł… (rys. 5.).
Rys. 1. Okno Preferencje programu Outlook
Po otwarciu okna Reguły wybieramy z lewej strony Reguły klienta > IMAP, następie klikamy na znak plus (rys. 2.).
Rys. 2. Okno Reguły – lista pusta
Reguły skrzynki odbiorczej Outlook 2016 Mac
Kiedy wprowadzimy wszystkie interesujące nas warunki, zatwierdzamy dodanie Reguły przyciskiem OK. Z przykładową konfiguracją reguły możemy zapoznać się na rysunku 3.
Rys. 3. Tworzenie własnej Reguły
Przedstawiona Reguła jest dobrym rozwiązaniem dla osób posiadających formularz kontaktowy na stronie internetowej (rys. 3.). Ustawiamy w takiej wiadomości stały fragment tematu (np. Wiadomość ze strony:), dzięki takiemu zabiegowi wszystkie wiadomości wysłane za pośrednictwem strony internetowej trafią do folderu Wybrane wiadomości. Warto również upewnić się, aby wiadomość nie trafiła do śmietnika i dobrze by było wyświetlić komunikat w oknie dialogowym (np. Przyszła wiadomość ze strony internetowej!), aby wiadomości od klientów nie przegapić.
Kiedy zaznaczymy IMAP po lewej stronie okna zostanie wyświetlona Reguła przed chwilą dodana (rys. 4.). W oknie istnieje również możliwość wyłączenia i usunięcia Reguły (zaznaczamy Regułę i wybieramy znak minus).
Rys. 4. Okno Reguły z jedną utworzoną Regułą
Działanie Reguły przedstawiono na rysunku 5, do katalogu Wybrane wiadomości zostały przeniesione dwie wiadomości e-mail, których tytuł zaczynał się od „Wiadomość ze strony:”.
Rys. 5. Reguła podczas pracy w programie Outlook 2016 Mac
Wybrane książki: